Datenschutzerklärung
Der Hamid Xpress Transport

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Hamid Xpress Transport und Ihre Rechte aus den geltenden Datenschutzgesetzen geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet werden, hängt von den von Ihnen genutzten Webseiten und Dienstleistungen ab. Sie finden neben allgemeinen Informationen eine detaillierte Beschreibung der Datenverarbeitung zu der von Ihnen genutzten Leistung.

1 Allgemeine Informationen
1.1 Anwendbare Datenschutzgesetze
Hamid Xpress Transport (im Folgenden als „HXT“, „wir“ oder „uns“ bezeichnet) verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nach den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG) und des Postgesetzes (PostG).

1.2 Informationssicherheit
HXT schützt Ihre personenbezogenen Daten durch angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen vor Verlust und Missbrauch. Wir behalten uns vor, diese Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen bei Bedarf zu verbessern.
Wenn Sie uns eine E-Mail senden, läuft diese über die Server der jeweiligen Anbieter im Internet, auf die wir keinen Einfluss haben. Daher kann es sein, dass die E-Mail unverschlüsselt zwischen diesen Servern übermittelt wird, so dass diese grundsätzlich für Dritte lesbar ist.

1.3 Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten
Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO bzw. Anbieter digitalen Diensten gemäß § 2 TDDG für die Datenverarbeitung ist:
   Hamid Xpress Transport
   Horsthauserstr. 172
   44628 Herne
   Telefon: +4917664761003
   Email:  hxt@transport-hamid.com
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
Hamid Xpress Transport Betrieblicher Datenschutzbeauftragter

1.4 Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffener). Hierzu zählen Daten wie z.B. Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Informationen, die nicht mit einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person in Verbindung gebracht werden können – wie z.B. anonymisierte oder über mehrere Personen aggregierte Daten – sind keine personenbezogenen Daten.

1.5 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist rechtmäßig, wenn eine der folgenden Rechtsgrundlagen vorliegt:

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO):
Die Verarbeitung personenbezogener Daten für einen oder mehrere genannte Zwecke ist rechtmäßig, wenn Sie uns vorab Ihre Einwilligung dazu gegeben haben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO):
Um unseren vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber erfüllen zu können oder zur Vertragsanbahnung verarbeiten wir ebenfalls personenbezogene Daten. Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich aus dem jeweiligen Vertrag (z.B. Kaufvertrag).

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO):
HXT unterliegt rechtlichen Verpflichtungen, wie z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsvorschriften nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO):
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (z.B. zur Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs).

1.6 Datenübermittlung, Empfänger und Drittlandtransfer
Innerhalb der HXT erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von HXT eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, vorausgesetzt, dass diese die anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen einhalten.
Zu den Parteien, die Ihre personenbezogenen Daten erhalten können, gehören konzernzugehörige und sorgfältig ausgewählte nicht konzernzugehörige Dienstleister, die vertraglich verpflichtet sind, Dienstleistungen im Auftrag HXT zu erbringen. HXT hat mit diesen Parteien entsprechende Verträge zum Datenschutz geschlossen.
An weitere Empfänger übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern, Sie eingewilligt haben oder wir anderweitig zur Weitergabe befugt sind. Ist eine dieser Voraussetzungen gegeben, können u.a. öffentliche Stellen (z.B. Strafverfolgungsbehörden) personenbezogene Daten erhalten.
Personenbezogene Daten werden nur dann in ein Land außerhalb der EU (Drittland) übermittelt, wenn im Rahmen der jeweiligen Dienstleistung ausdrücklich darauf hingewiesen wird oder der beauftragte Dienstleister seinen Sitz in einem Drittland hat und zusätzlich die rechtlichen Voraussetzungen dafür vorliegen. In diesem Fall stützen wir den Drittlandtransfer auf eines der folgenden rechtlichen Instrumente:

• Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das jeweilige Drittland

• Vereinbarung von EU-Standardvertragsklauseln und ggf. zusätzlichen Maßnahmen

• Verbindliche konzerninterne Datenschutzvorschriften

• Eine Ausnahmeregelung nach Art. 49 DSGVO

Bitte beachten Sie, dass amerikanische Behörden, etwa Geheimdienste, aufgrund amerikanischer Gesetze wie dem Cloud Act möglicherweise Zugriff auf personenbezogene Daten (wie etwa IP-Adressen) erhalten könnten, die beim Einbinden eines Dienstes zwangsläufig mit Anbietern in den USA ausgetauscht werden.

1.7 Speicherfrist und Löschung
HXT speichert personenbezogene Daten gemäß gesetzlichen Vorschriften zur Datenverarbeitung und unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Wir legen die Dauer der Speicherung der Daten gemäß den folgenden Anforderungen fest:

• Betriebliche Anforderungen: Die für die Abwicklung der betrieblichen Prozesse erforderliche Speicherfrist.
• Gesetzliche Anforderungen: Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen, die sich z.B. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben.

Nach Ablauf der definierten Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht oder vernichtet. Detaillierte Informationen zur Speicherfrist bei bestimmten Verarbeitungen finden Sie in den folgenden Abschnitten.

2 Informationen für Versender und Empfänger
2.1 Paketversand

Erhobene Daten:
Versender Daten: Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindungsdaten
Empfängerdaten: Vor- und Nachname, Anschrift, Postleitzahl, Ort, Land

Zustelldaten:
Nachname und Unterschrift des Empfängers, Zeitstempel Bei Nichtantreffen des Empfängers: Nachname und Unterschrift des Alternativempfängers Bei Abholung im HXT Paket Shop: Nachname und Unterschrift des Empfängers bzw. Bevollmächtigten Wenn Sie einer anderen Person eine Vollmacht zur Paketabholung erteilen, dann erheben wir deren Vor- und Nachnamen und die Anschrift.

Daten zur Abstellerlaubnis:
(einmalige oder dauerhafte bis Widerruf gültige Abstellerlaubnis): Name, Anschrift, Postleitzahl, Stadt und Abstellort.
Für bestimmte Versand-Services sind zusätzliche personenbezogene Daten zur Erfüllung des Vertrags erforderlich:
Flex Delivery-Service, Cash-Service (Nachnahme), Shop Delivery- Service, Deliver AtworkService

Rechtsgrundlage:
Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist unsere Pflicht zur Vertragserfüllung mit dem Kunden gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Empfängerdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 41a Abs. 3 PostG, da die Gewährleistung eines funktionierenden Postwesens ein besonderes öffentliches Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO darstellt. Die gleiche Rechtsgrundlage gilt für Verarbeitung von Alternativempfängerdaten, weil die Erfassung zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Zustellung einer Postsendung notwendig ist.
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten über die Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung unserer berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dazu zählen die Verarbeitung zum Zweck der Bonitätsprüfung, des Qualitätsmanagements, des Beschwerde- und Forderungsmanagements sowie für Controlling-Zwecke.
Wir unterliegen zudem als Unternehmen diversen gesetzlichen Anforderungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), wie z.B. der Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, zollrechtlicher Auflagen bei Exporten in Nicht-EU-Länder sowie von Prüfpflichten nach dem Außenwirtschaftsgesetz.

Speicherfrist:
Die o. g. Daten werden 10 Jahre gespeichert. Die Speicherfrist beginnt mit dem Folgejahr des Paketversands. Die Daten der Abstellerlaubnis werden nach Widerruf noch 3 Jahre gespeichert für den Fall der Geltendmachung von Schadensansprüchen.

Datenübermittlung:
Die obigen Empfängerdaten und ggf. die Daten zur Abstellerlaubnis werden ausschließlich an den mit der Zustellung beauftragten Transportunternehmer übermittelt. Eine Verwendung für andere Zwecke, insbesondere die Weitergabe an sonstige Dritte, ist ausgeschlossen.
Bei Versand von Paketen in andere Länder (Export) werden die erforderlichen Versender- und Empfängerdaten an die jeweilige HXT-Gesellschaft oder ein Partnerunternehmen im Zielland übermittelt.
Die Übermittlung erfolgt zur Vertragserfüllung mit unseren Kunden (Versender/Auftraggeber). Bei Versand in ein Drittland ist die Rechtsgrundlage für die Übermittlung Art. 49 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Versender) bzw. Art. 49 Abs. 1 lit. c) DSGVO (Empfänger).

2.2 Verantwortung
Die Einhaltung geltender gesetzlicher Datenschutzbestimmungen bzgl. der Versender-, Sendungs- und Empfängerdaten ist eine originäre Pflicht der HXT. Die Übermittlung solcher Daten an HXT durch den Kunden zum Zwecke der Vertragserfüllung stellt keine Auftragsverarbeitung dar.
Für zusätzliche Services wie den Flex Delivery-Service und den Shop Delivery-Service ist die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer des Empfängers erforderlich, um diesen über den Status der Zustellung zu informieren. HXT erhält diese Daten vom Kunden (Auftraggeber), der diese Services beauftragt.
Der Auftraggeber ist für die ordnungsgemäße Erhebung dieser Daten zuständig und insbesondere für die Einwilligung des Empfängers zur Übertragung seiner Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse an HXT.
Bei den Services Pick & Return Service oder Pick & Ship Service übermittelt der Auftraggeber ggf. die E-Mail-Adresse des Abholkontaktes (s.o.). HXT erhält diese Daten vom Auftraggeber, der diese Services beauftragt. Der Auftraggeber ist für die ordnungsgemäße Erhebung dieser Daten zuständig und insbesondere für die Einwilligung des Abholkontakts in die Übertragung seiner E-Mail-Adresse an HXT.
Wenn Sie Fragen zu diesen Verfahren haben, wenden Sie sich an Ihren Vertragspartner (den Versender bzw. Auftraggeber der Abholung). Sie können auch HXT gegenüber Ihrer Einwilligung widerrufen. Verwenden Sie in diesem Fall die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten von HXT (siehe Abschnitt 1.3).

2.3 Um Verfügung per Benachrichtigungskarte

Erhobene Daten:
Empfängerdaten: Datum, Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort
Auswahl: Erneute Zustellung am nächsten Arbeitstag, beim Nachbarn, im Paket Shop, oder im HXT-Depot
Abhol-Vollmacht: Vor- und Nachname des Bevollmächtigten, Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort, Vor- und Nachname des Vollmachtgebers, Ort, Datum, Unterschrift des Vollmachtgebers

Rechtsgrundlage:
Die Daten werden benötigt, um die Zustellung nach Ihren Wünschen (zeitlich/örtlich) durchzuführen (Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO).
Speicherfrist:
Die obigen Daten zur Um Verfügung werden digitalisiert und zusammen mit den übrigen Paketdaten für 10 Jahre gespeichert.

Datenübermittlung:
Die obigen Daten werden ausschließlich an den mit der Zustellung beauftragten Transportunternehmer und ggf. den Paket Shop übermittelt. Eine Verwendung für andere Zwecke, insbesondere die Weitergabe an sonstige Dritte, ist ausgeschlossen.

2.4 Befragungen zur Messung der Kundenzufriedenheit
HXT misst mittels freiwilliger Befragungen die Zufriedenheit ihrer Versender und Empfänger, um eine kontinuierliche Optimierung der Services zu erzielen.

Erhobene Daten:
• Net Promoter Score (NPS): Dieser ermittelt die Wahrscheinlichkeit der Weiterempfehlung des Unternehmens und der Services. Optional folgt eine offene Meinungsabfrage.
• Customer Effort Score (CES): Damit wird die Serviceerfahrung für eine Dienstleistung von HXT gemessen. Versender und Empfänger bewerten damit die Einfachheit der Nutzung von HXT-Services auf einer Skala von „sehr schwierig“ bis „sehr einfach“.

Rechtsgrundlage:
Die Erhebung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) durch freiwillige Teilnahme an der Befragung.
Ihre erteilte Einwilligung können Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen. Durch Ihren Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

Speicherfrist:
Die Befragungsdaten werden für 12 Monate gespeichert.

Datenübermittlung:
Die Daten werden nicht in ein Drittland übermittelt.

2.5 Kontakt mit unserem Kundenservice

Wenn Sie mit unserem Kundenservice per Telefon oder E-Mail-Kontakt aufnehmen, speichern wir Ihre Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Erhobene Daten:
Name, Vorname, Anschrift, ggf. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Inhalt Ihrer Anfrage, Datum und Zeitpunkt Ihrer E-Mails bzw. Anrufe

Rechtsgrundlage:
Die Erhebung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Klärung von Zustellhindernissen und Reklamationen sowie zur Verbesserung unserer betrieblichen Abläufe.

Speicherfrist:
Ihre Anfragen werden in unseren Systemen gemäß den gesetzlichen Anforderungen für Geschäftskorrespondenz für 6 Jahre gespeichert. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in welchem die Kommunikation erfolgte.

Datenübermittlung:
Ihre Daten werden nicht in Drittländer übermittelt, es sei denn, sie ist notwendig, weil der betreffende Paketversand in ein oder aus einem Drittland erfolgt (Ausnahme nach Art. 49 Abs. 1 lit. c DSGVO).